Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13, 14 DSGVO für die Nutzung unseres Voice Bots

Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren sowie Ihnen einen Überblick über Ihre Rechte nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geben.

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

Verantwortlich für die Datenverarbeitung:
VWG Vertriebs- und Werbegesellschaft mbH & Co. KG
Westenhellweg 86-88
44137 Dortmund
E-Mail: info@lensinglogistik.de

Unsere Datenschutzbeauftragte der AGOR AG erreichen Sie unter: info@agor-ag.com oder unter Tel.: +49 (0) 69 – 9494 32 410.
Die Kontaktdaten sind darüber hinaus im Internet unter www.agor-ag.com verfügbar.

II. Welche Daten nutzen wir und woher stammen diese?

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir folgende Sie betreffende personenbezogene Daten:

-Kontaktdaten (Name, Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer),
-Dokumentationsdaten (z.B. Beratungsprotokoll),
-sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Die vorgenannten personenbezogenen Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen als Kunden im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung. Zudem verarbeiten wir – soweit das für die Erbringung unserer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die uns von anderen Unternehmen des Konzerns oder von sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden.

III. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, da wir ohne das Vorliegen dieser Daten in der Regel nicht in der Lage sein werden, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.  

Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur Reklamationsbearbeitung auf Basis unseres Berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an einer reibungslosen Zustellung der kostenlosen Anzeigenblätter. Wir setzen hierfür einen VoiceBot des Anbieters CallOne GmbH (Hugo-Vogel-Str. 23, 14109 Berlin, www.callone.de) ein.

Zudem werden Ihre Daten darüber hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten verarbeitet. Diese können folgende sein:

• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
• Bearbeitung von Anfragen unserer Nutzer. Um diese schneller und effizienter ausführen zu können setzen wir ein CRM-System ein. Das eingesetzte CRM-System nutzt die Daten der Nutzer nur zur technischen Verarbeitung der Eingaben und leitet sie nicht an Dritte weiter. Die Löschfrist für Daten, welche sich innerhalb des CRM-Systems befinden, bestimmt sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

• Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung unserer berechtigten Interessen. Innerhalb unseres Unternehmens nutzen wir Cloud-Dienste für die folgenden Zwecke:

Dokumentenverwaltung und Speicherung, E-Mail-Verkehr, Erstellung von Präsentationen/Tabellen, Verwaltung der Kalender, Austausch von Dokumenten, sowie Chats und Teilnahme an Audio- und Videokonferenzen. Sofern Verarbeitungen außerhalb der Europäischen Union (EU) stattfinden, werden unsere Dienstleister ausschließlich unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff DSGVO ein-gesetzt. Teile der Verarbeitung können in den USA stattfinden.

Dabei werden personenbezogenen Daten der Nutzer erhoben und verarbeitet, sollten sie Bestandteil der verarbeiteten Inhalte innerhalb der oben beschriebenen Dienste sein. Hierunter können Stammdaten, Kontaktinformationen, Verträge und sonstige Prozesse gehören. Im Rahmen dieser Verarbeitungsvorgänge werden auch Nutzungsdaten und Metadaten zum Zwecke der Sicherheits- und Serviceoptimierung erhoben und verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Nutzung der Cloud-Dienste ist unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO an effizienten und sicheren Arbeitsprozessen und Verwaltungsvorgängen. Sämtliche Verarbeitungsvorgänge erfolgen auf Grundlage eines abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages mit dem jeweiligen Anbieter.

Die Löschfrist für Daten, welche sich innerhalb der Cloud-Dienste befinden, bestimmt sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

IV. Datenzugriff: Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Unternehmen: IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Beratung sowie Vertrieb und Marketing.

Für den Fall, dass eine Datenweitergabe an Dritte außerhalb unseres Unternehmens erforderlich ist, findet diese nur statt, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, der Kunde eingewilligt hat oder ein berechtigtes Interesse besteht.

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können dabei sein:

-Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
-andere Unternehmen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln,
-andere Unternehmen innerhalb des Konzerns zur Risikosteuerung aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtung,
-Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen,
-Anwaltskanzleien und zuständige Gerichtsbarkeit zur Durchsetzung von Ansprüchen,
-Wirtschaftsprüfer zur Ausführung des gesetzlichen Prüfungsauftrags,
-IT-Dienstleister.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns von der Verschwiegenheitsverpflichtung gemäß Vereinbarung oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln.

V. Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt, soweit

-es zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich ist,
-es gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuer-rechtliche Meldepflichten) oder
-Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

Des Weiteren ist eine Übermittlung an Stellen in Drittstaaten in folgenden Fällen vorgesehen:
-Sofern dies in Einzelfällen erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise an einen IT-Dienstleister in den USA oder einem anderen Drittstaat zur Gewährleistung des IT-Betriebs des Unternehmens unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus übermittelt.

VI. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich.

VII. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Der Betroffene hat das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die ihn betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.  Hat der Betroffene eine Einwilligung zur weitergehenden Datennutzung erteilt, hat er das Recht, seine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen.  

Die vorgenannten Rechte können geltend gemacht werden unter:
VWG Vertriebs- und Verwaltungsgesellschaft mbH & Co. KG
Westenhellweg 86-88
44137 Dortmund
Email: info@lensinglogistik.de.

Ungeachtet der vorgenannten Rechte hat der Betroffene auch die Möglichkeit, sich an die jeweils zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn er der Auffassung ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt. 

VIII. Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Wir weisen darauf hin, dass wir ohne das Vorliegen dieser Daten in der Regel nicht in der Lage sein werden, einen Vertrag mit Ihnen zu schließen, diesen auszuführen und zu beenden.

IX. Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?  

Es findet keine automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt. 

Stand: November 2023.